Cand organizati un eveniment, va confruntati cu multe decizii. Alegerea locatiei este singura decizie care va avea cel mai mare impact asupra evenimentului dvs. Data evenimentului, optiunile de catering si experientele placute ale participantilor, toate sunt partial afectate de locul unde selectati sa se desfasoare evenimentul.
Suna putin intimidant? Nu trebuie sa lasati emotiile sa va copleseaza. Iata cateva indicatii despre momentul in care trebuie sa luati decizii, ce sa luati in considerare si cum sa faceti mai bine cand cautati un american ballroom.
Cand sa incepeti sa cautati un loc
Cu cat mai devreme cu atat mai bine. Dupa ce intelegeti bine urmatoarele 3 lucruri, puteti incepe cautarea pentru un loc: buget, dimensiunea estimata a evenimentului si cerintele de spatiu.
Rezervati un loc cu cel putin 4-6 luni in avans, astfel incat sa aveti suficient timp pentru a planifica alte lucruri critice, cum ar fi catering, brosuri de evenimente si site-uri web.
Ce sa aveti in vedere atunci cand cautati un loc
- Locatie
Probabil ca ati v-ati considerat la un american ballroom deja. Pentru un eveniment local, este posibil sa cautati un loc la o distanta rezonabila de casele sau locurile de munca ale celor mai multi participanti.
Daca multi participanti vor calatori din afara orasului, un loc in apropiere de aeroport sau hotelurile lor va fi benefic. In orice caz, nu uitati sa luati in considerare optiunea de trafic, transport si parcare.
- Parcare
Locul are o parcare privata? Daca nu este cazul, exista parcari in apropiere, pe care participantii le pot accesa si utiliza? Daca nu exista parcare disponibila, in mod evident va trebui sa gasiti o solutie. Puteti rezerva o parcare privata, si sa le oferiti din parcare transport spre sala de evenimente invitatilor.
- Capacitatea salii
Care este capacitatea? Va trebui sa cunoasteti capacitatea locatiei din cateva motive. In primul rand, 500 de persoane (daca este dimensiunea estimata a evenimentului dvs.) nu se pot incadra confortabil intr-o camera cu o capacitate de 250 de persoane. Si in al doilea rand, exista coduri de incendiu si siguranta pe care trebuie sa le respecte locul.
- Servicii si facilitati
Locul are o bucatarie si poate oferi servicii de catering pentru evenimentul dvs.? Acesta ar fi un mare avantaj, pentru ca nu va mai fi necesar sa comandati mancare si bautura din alte locatii.
Daca localul nu are bucatarie si nu ofera nici bautura, acest lucru poate crea un impact negativ asupra experientelor participantilor. Asadar, fie mergeti cu un loc care serveste mancare excelenta, si ofera bauturi rafinate.
Are mese, scaune si lenjerii pe care le puteti folosi? Daca un loc are aceste elemente, puteti economisi o suma mare de bani si efort folosind ceea ce au, presupunand ca acesta se potriveste temei si ambiantei voastre.
- Aspect
Chiar daca veti gasi locul dvs. la inceputul procesului de planificare a evenimentelor, veti dori totusi sa aveti o idee brusca despre ce tipuri de activitati veti include, facilitatile pe care le veti solicita si nevoile echipei dvs. si participantii.
In timp ce va restrangeti selectia, obtineti un plan ilustrat al fiecarui loc si vizitati fiecare locatie. Analizati totul in cele mai mici detalii, tineti cont de amplasamentul salii.
- Ambianta
Acordati o atentie deosebita decorului existent in interiorul locatiei. Ce stil de arhitectura predomina, si ce transmite interiorul cladirii? Cu cat ambianta se potriveste cu senzatia dorita a evenimentului dvs. (de lux, de inalta tehnologie, etc.), cu atat mai mai bine, pentru ca veti scapa de grija ca trebuie sa decorati.
- Accesibilitate
Accesibilitatea se refera la posibilitatea ca toata lumea, in special cei cu nevoi speciale, sa poata accesa cladirea si facilitatile acesteia. Inainte de a putea raspunde la aceasta intrebare, va trebui sa intelegeti cine sunt participantii dvs. si care sunt nevoile lor.
Probabil veti sti daca vor exista copii, dar este posibil sa nu stii daca vor exista persoane cu alte nevoi speciale.
- Costuri
Costurile difera foarte mult in functie de locatie, in functie de numarul de invitati, etc. Este important insa ca atunci cand rezervati o sala de evenimente sa tineti cont si de acest aspect.
- Tineti cont de recenzii
Atunci cand cautati un loc ideal pentru desfasurarea evenimentului dvs., sa nu uitati sa cautati recenzii. Cei care au organizat evenimente, vor povesti despre experientele de care au avut parte, iar aceste recenzii va pot influenta alegerea. Este foarte important sa alegeti sa va organizati evenimentul intr-un american balllroom care are doar recenzii pozitive.
Dupa cum puteti vedea, exista foarte multe detalii de luat in considerare atunci in momentul in care trebuie sa alegeti locul de desfasurare al evenimentului dvs. Cu toate acestea, daca luati in considerare cele de mai sus atunci cand faceti cercetarea, veti gasi locul perfect pentru evenimentul dvs.
